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Rapprochement à la main
La facture est comparée au bon de livraison sur papier ou dans un tableur, ligne par ligne, avant d’être validée.
Logiciel gestion des achats sur mesure, de la demande au paiement
Nous développons des logiciels de gestion des achats pour les PME qui veulent suivre leurs commandes fournisseurs jusqu’au paiement. Le logiciel reprend votre circuit de validation et rapproche la commande, la livraison et la facture. Il se relie à votre stock et à votre comptabilité.
Gestion des factures fournisseurs : rapprocher commande, livraison et facture
L’animation se passe dans le coin de réception. Le bon de commande est rangé sur la planchette et l’étagère ne change pas : une commande passée n’ajoute rien au stock. Les cartons arrivent en deux livraisons, et c’est chacune de ces réceptions qui fait monter le stock.
La facture du fournisseur arrive ensuite. Elle est posée à côté de la commande et du bon de livraison, et le paiement attend que les trois documents concordent. Ce contrôle s’appelle le rapprochement à trois voies. Dans l’exemple de l’animation, la facture compte une ligne de plus que la livraison et elle est corrigée avant le paiement.
Le logiciel applique cette règle ligne par ligne : quantités commandées, reçues et facturées, prix de la commande et prix facturé. Les écarts sont signalés à la personne chargée des achats, et une livraison partielle laisse le reste de la commande ouvert.
Demande d’achat : un circuit de validation avec un seuil
Une demande d’achat passe par un circuit de validation avant tout engagement. L’animation montre deux demandes : sous le seuil, la signature du responsable suffit ; au-dessus, il faut aussi celle du dirigeant. La personne qui demande n’a pas de tampon et ne valide pas sa propre demande.
Le logiciel compare le montant au seuil exact que vous fixez, par service ou par catégorie d’achat. La commande ne part chez le fournisseur qu’une fois toutes les validations obtenues, et chaque validation garde son auteur et sa date.
Gestion des sous-traitants : avancement, réception et coût
Quand une partie du travail est confiée à un sous-traitant, son avancement ne déclenche aucun coût. Dans l’animation, les notes progressent sur son tableau sans que les pièces du projet bougent. Le livrable revient, il est contrôlé, refusé une première fois, puis accepté.
Le coût n’est porté au projet qu’à l’acceptation, et une seule fois, même après deux allers-retours. Le paiement du sous-traitant suit ensuite sa facture, rapprochée du lot accepté. Pour chaque lot, le logiciel garde l’état du contrôle, les motifs de refus et le coût imputé.
Les limites des logiciels d’achat standard
Les modules achats des logiciels du marché couvrent la commande et la facture. Les écarts apparaissent sur les règles propres à votre entreprise.
02Circuit de validation figé
Les seuils et les signataires ne suivent pas votre organisation, et les validations passent par email.
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Périmètre mal ajusté
Le module achats fait partie d’un ERP complet dont vous n’utilisez qu’une partie, ou il ne gère pas la sous-traitance.
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Licence par utilisateur
Chaque demandeur, valideur ou magasinier qui se connecte compte comme un utilisateur facturé.
Un logiciel de gestion des achats écrit pour votre circuit
Nous partons de vos bons de commande, de vos réceptions et de la façon dont vos factures fournisseurs sont validées aujourd’hui.
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Demandes et validations
Les seuils, les signataires et les catégories d’achat suivent votre organisation, avec l’historique de chaque validation.
02Rapprochement automatique
Commande, réception et facture sont comparées ligne par ligne, et seuls les écarts arrivent à une personne.
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Réception et stock
Chaque réception met à jour le stock et laisse le reliquat de la commande ouvert.
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Comptabilité et paiement
Les factures validées partent vers votre comptabilité ou votre outil de paiement. Les flux sont listés au cadrage.
Le coût d’un logiciel de gestion des achats sur mesure
Vous payez le projet, puis une maintenance mensuelle pour les corrections et les évolutions. Ajouter des demandeurs ou des valideurs ne change pas ce forfait.
L’hébergement et la plateforme agréée qui reçoit vos factures électroniques restent à prévoir. L'audit compare ce coût sur cinq ans à vos abonnements actuels et au temps passé à rapprocher les factures, à partir de vos contrats.
Licences chères
Le prix suit chaque utilisateur, pas l’usage réel.
Modules trop larges
Des fonctions prévues pour tous, que personne n’ouvre.
Chaque écart se paie
Sortir du standard se paie en plus du contrat.
Peu de réactivité
Modifier l’outil attend souvent des semaines.
L’audit relève comment cette fonction est tenue aujourd’hui, ce que coûtent les outils en place, et chiffre l’option sur mesure à côté des autres.
Comment nous travaillons
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Audit
Nous cartographions vos process, vos outils et vos licences avec vos équipes.
LivrableBusiness case de migration : analyse TCO et ROI sur cinq ans
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Développement
Nous construisons l’outil complet. Un développeur relit chaque modification.
IA et relectureNos experts relisent le code écrit avec l’IA et le vérifient avec une batterie de tests.
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Déploiement progressif
Nous reprenons les données, nous formons les équipes et nous basculons. L’ancien outil reste accessible.
Déploiement progressifNous pouvons déployer en parallèle de la production actuelle, puis introduire les modules au fur et à mesure.
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Maintenance
Nous corrigeons et faisons évoluer l’outil, avec l’équipe qui l’a écrit.
LivrableForfait mensuel : le prix ne grandit pas avec les effectifs.
Questions fréquentes
Combien coûte un logiciel de gestion des achats sur mesure ?
Il dépend du circuit de validation, du nombre de documents à rapprocher et des logiciels à connecter. L’audit chiffre le développement et la maintenance, puis les compare sur cinq ans à vos licences. Le prix de l’audit est annoncé avant de commencer.
Peut-on gérer les achats avec Excel ?
Un tableur convient tant que les commandes sont peu nombreuses et suivies par une personne. Il devient difficile à tenir quand plusieurs personnes commandent, que les livraisons sont partielles ou que les factures doivent être rapprochées avant paiement. Vos fichiers servent alors de base au cadrage.
Le logiciel traite-t-il les factures fournisseurs électroniques ?
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée. Le logiciel peut récupérer ces factures auprès de votre plateforme pour les rapprocher des commandes ; la connexion est étudiée au cadrage.
Faut-il un ERP complet pour gérer les achats ?
Non. Un logiciel d’achats sur mesure peut se limiter aux demandes, aux commandes, aux réceptions et au rapprochement des factures, puis se connecter au stock et à la comptabilité que vous gardez.
Combien de temps prend le projet ?
Cela dépend des étapes couvertes et des connexions à écrire. Le périmètre et le calendrier sont fixés à l’issue de l’audit, avant le début du développement.
Un premier échange pour voir si un audit est utile pour votre entreprise.
Fonctions liées
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