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Un classement à recréer
Les dossiers par client ou par affaire sont créés et nommés à la main, en parallèle de l’outil de gestion qui les connaît déjà.
Un logiciel gestion documentaire sur mesure, organisé par dossier
Nous développons des outils de gestion documentaire qui rangent chaque document dans le dossier auquel il appartient : client, affaire, commande ou chantier. Les versions successives restent consultables et les documents émis ne se modifient plus. L’outil se relie aux logiciels qui produisent ces documents.
Chaque document a un dossier, et les documents émis ne changent plus
Un document isolé est difficile à retrouver et à interpréter. Le logiciel rattache donc chaque pièce à un dossier dès sa création : un devis, un bon de livraison et une facture concernant la même affaire se retrouvent au même endroit, quelle que soit la personne qui les a produits.
Les versions s’ajoutent sans effacer les précédentes. Quand un devis est révisé, la version 1 reste dans le dossier derrière la version 2, avec sa date et son auteur. Vous pouvez ainsi montrer ce qui avait été proposé au client avant la négociation.
Un document émis est figé. Une facture envoyée ne se corrige pas : on émet un avoir puis une nouvelle facture, et les deux restent au dossier. Exemple inventé : pour le dossier C104, on trouve le devis v1, le devis v2 accepté, le bon de livraison signé et la facture, dans l’ordre où ils ont été produits.
Les droits d’accès suivent aussi le dossier. Un commercial consulte les dossiers de ses clients, la comptabilité les factures, la direction l’ensemble. Ces règles sont définies avec vous et s’appliquent à chaque nouveau document sans réglage supplémentaire.
Ce qu’un logiciel GED généraliste laisse à faire à la main
Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) organisent bien les fichiers. Ils connaissent moins les objets de votre métier, comme une affaire ou une commande.
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Des dépôts manuels
Chaque devis ou facture généré ailleurs doit être téléchargé puis déposé dans la GED, au bon endroit.
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Des comptes par utilisateur
Chaque personne qui consulte un dossier, y compris pour une simple vérification, ajoute un abonnement.
04Des versions mal reliées
Les révisions d’un document deviennent des fichiers distincts, et l’on ne sait plus lequel a été envoyé au client.
Un logiciel gestion documentaire relié à vos dossiers métier
Nous partons des dossiers que vous utilisez déjà, client, affaire, commande ou chantier, et des outils qui produisent les documents.
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Le dossier existe déjà
Quand une affaire est créée dans votre outil de gestion, son dossier documentaire l’est aussi.
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Classement automatique
Les documents produits par la facturation, les achats ou la logistique arrivent seuls dans le bon dossier.
03Documents émis protégés
Une facture ou un bon signé passe en lecture seule ; toute correction se fait par un nouveau document.
04Recherche par affaire
On retrouve un document par client, numéro d’affaire, date ou type de pièce, sans connaître le nom du fichier.
Le coût d’un outil documentaire sur mesure
Vous payez le développement, puis une maintenance mensuelle, sans licence par utilisateur. Le stockage des fichiers et l’hébergement font partie du coût d’exploitation et sont chiffrés selon le volume de documents.
L'audit compare ce coût, sur cinq ans, à vos abonnements actuels et au temps passé à classer les documents. Si un logiciel GED du marché couvre déjà vos usages, il peut suffire de le relier à votre outil de gestion.
Lorsque la gestion documentaire fait partie d’un projet plus large, comme un ERP sur mesure, les dossiers et les documents sont construits avec les modules qui les produisent. Le coût est alors chiffré avec l’ensemble du projet.
Licences chères
Le prix suit chaque utilisateur, pas l’usage réel.
Modules trop larges
Des fonctions prévues pour tous, que personne n’ouvre.
Chaque écart se paie
Sortir du standard se paie en plus du contrat.
Peu de réactivité
Modifier l’outil attend souvent des semaines.
L’audit relève comment cette fonction est tenue aujourd’hui, ce que coûtent les outils en place, et chiffre l’option sur mesure à côté des autres.
Comment nous travaillons
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Audit
Nous cartographions vos process, vos outils et vos licences avec vos équipes.
LivrableBusiness case de migration : analyse TCO et ROI sur cinq ans
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Développement
Nous construisons l’outil complet. Un développeur relit chaque modification.
IA et relectureNos experts relisent le code écrit avec l’IA et le vérifient avec une batterie de tests.
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Déploiement progressif
Nous reprenons les données, nous formons les équipes et nous basculons. L’ancien outil reste accessible.
Déploiement progressifNous pouvons déployer en parallèle de la production actuelle, puis introduire les modules au fur et à mesure.
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Maintenance
Nous corrigeons et faisons évoluer l’outil, avec l’équipe qui l’a écrit.
LivrableForfait mensuel : le prix ne grandit pas avec les effectifs.
Questions fréquentes
Comment organiser la gestion documentaire d’une PME ?
En rattachant chaque document au dossier dont il dépend, en conservant les versions successives et en figeant les documents émis. Le plus simple est que ce classement soit fait par l’outil qui produit les documents.
Quelle différence entre GED et gestion documentaire ?
La GED, gestion électronique des documents, désigne le logiciel qui stocke, classe et retrouve les fichiers. La gestion documentaire désigne plus largement les règles de classement, de version et de conservation que ce logiciel applique.
Quel est le meilleur outil de gestion documentaire ?
Celui qui range les documents là où vos équipes les cherchent. Si vos dossiers suivent vos clients et vos affaires, un outil relié à votre gestion évite de recréer ce classement. Si vos besoins sont surtout de l’archivage, un logiciel du marché peut suffire, et l’audit le dira.
Peut-on reprendre nos documents existants ?
Oui. La reprise des fichiers actuels fait partie du projet ; elle dépend de leur volume et de la façon dont ils sont nommés aujourd’hui. Elle est chiffrée au cadrage.
L’outil se relie-t-il à notre facturation ?
C’est l’objectif principal. Les documents produits par vos logiciels de gestion arrivent dans le bon dossier. Chaque connexion est examinée avant d’être promise.
Combien coûte un logiciel gestion documentaire sur mesure ?
Le prix dépend du nombre de types de documents, des connexions et de la reprise de l’existant. Nous ne publions pas de forfait : l’audit chiffre le projet et le compare à vos abonnements.
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