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Un abonnement par salarié
Le prix suit l’effectif, alors que la plupart des salariés n’ouvrent l’outil que quelques fois par an.
Un logiciel note de frais et congés, écrit pour vos règles de validation
Nous développons des outils RH simples pour les demandes de congés et les notes de frais. Le salarié dépose sa demande, le responsable la valide, puis le solde de congés ou le remboursement est mis à jour. L’outil reprend vos règles internes et se relie à votre paie et à votre comptabilité.
Une demande ne consomme pas encore de congés
Un congé passe par deux états distincts. Tant que la demande attend la validation du responsable, les jours sont signalés sur le planning mais le solde du salarié reste entier. Les jours ne sont décomptés qu’à l’approbation. Si la demande est refusée ou annulée, il n’y a rien à corriger dans le compteur.
La note de frais suit la même logique avec une étape de plus. Le salarié dépose son justificatif, le responsable l’approuve, et l’approbation ne vaut pas paiement : le remboursement intervient ensuite, souvent avec la paie ou par virement groupé. Le logiciel garde ces trois moments séparés pour que chacun sache où en est sa demande.
Exemple inventé : un salarié a dix jours de congés et en demande deux. Pendant l’attente, son compteur affiche toujours dix jours, avec deux jours en attente. Après validation, il en reste huit. Pour un ticket de restaurant approuvé le 5, le statut indique « approuvé, à rembourser » jusqu’au virement.
Chaque personne voit l’étape qui la concerne. Le salarié suit l’état de ses demandes, le responsable reçoit celles de son équipe à valider, et la comptabilité ne voit que les frais approuvés à rembourser. Personne n’a besoin de demander par email où en est un dossier.
Les limites d’un logiciel de gestion des congés standard
Les outils du marché couvrent le circuit classique. Ils deviennent moins pratiques quand vos règles internes ou vos outils de paie ne correspondent pas à leur modèle.
02Des circuits de validation figés
Un double niveau de validation au-delà d’un montant, ou une règle propre à une équipe, demande un contournement.
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Une ressaisie vers la paie
Les jours validés et les frais approuvés sont recopiés dans le logiciel de paie ou exportés à la main.
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Deux outils pour deux circuits
Les congés et les notes de frais vivent dans deux applications, avec deux comptes et deux façons de valider.
Un logiciel note de frais et congés construit avec vos règles
Nous reprenons vos règles d’acquisition, vos plafonds de frais et la chaîne de validation telle qu’elle existe dans l’entreprise.
01Vos validations
Chaque type de demande suit le circuit que vous définissez : responsable direct, direction au-delà d’un seuil, comptabilité pour le paiement.
02Des compteurs exacts
Le solde distingue les jours acquis, les jours en attente et les jours pris, avec vos règles d’acquisition.
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Le justificatif avec la demande
Le salarié photographie son ticket depuis son téléphone ; le montant et la catégorie sont vérifiés avant validation.
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Relié à la paie
Les jours validés et les frais à rembourser partent vers la paie ou la comptabilité que vous gardez. Les flux sont listés au cadrage.
Le coût d’un outil RH sur mesure, sans licence par salarié
Vous payez le développement, puis une maintenance mensuelle. Il n’y a pas de licence par salarié : ajouter une personne à l’effectif ne change pas le prix. L’hébergement et les éventuels services tiers, comme la lecture des justificatifs, sont comptés dans le coût d’exploitation.
L'audit compare ce coût, sur cinq ans, à vos abonnements actuels pour les congés et les notes de frais. Si vos besoins restent standards et votre effectif réduit, il peut conclure qu’un outil du marché reste moins cher.
Licences chères
Le prix suit chaque utilisateur, pas l’usage réel.
Modules trop larges
Des fonctions prévues pour tous, que personne n’ouvre.
Chaque écart se paie
Sortir du standard se paie en plus du contrat.
Peu de réactivité
Modifier l’outil attend souvent des semaines.
L’audit relève comment cette fonction est tenue aujourd’hui, ce que coûtent les outils en place, et chiffre l’option sur mesure à côté des autres.
Comment nous travaillons
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Audit
Nous cartographions vos process, vos outils et vos licences avec vos équipes.
LivrableBusiness case de migration : analyse TCO et ROI sur cinq ans
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Développement
Nous construisons l’outil complet. Un développeur relit chaque modification.
IA et relectureNos experts relisent le code écrit avec l’IA et le vérifient avec une batterie de tests.
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Déploiement progressif
Nous reprenons les données, nous formons les équipes et nous basculons. L’ancien outil reste accessible.
Déploiement progressifNous pouvons déployer en parallèle de la production actuelle, puis introduire les modules au fur et à mesure.
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Maintenance
Nous corrigeons et faisons évoluer l’outil, avec l’équipe qui l’a écrit.
LivrableForfait mensuel : le prix ne grandit pas avec les effectifs.
Questions fréquentes
Comment créer une note de frais ?
Le salarié indique la date, le montant, la catégorie et le motif de la dépense, et joint le justificatif. La note est ensuite validée par son responsable, puis remboursée. L’outil garde ces étapes et l’historique de chaque demande.
L’outil gère-t-il les frais kilométriques ?
Oui, si vous en avez besoin. Le calcul reprend le barème que vous appliquez et la distance déclarée ; la règle est écrite avec vous au cadrage.
Peut-on gérer les congés et les notes de frais dans le même outil ?
Oui. Les deux circuits partagent les salariés, les responsables et les règles de validation, ce qui évite deux comptes et deux applications. Le planning des absences et le suivi des frais se consultent depuis le même écran, avec un historique par salarié.
Que se passe-t-il quand un responsable est absent ?
La règle est définie avec vous : une personne suppléante peut valider à sa place pendant une période donnée, ou la demande remonte au niveau suivant. L’historique indique toujours qui a validé.
Remplacez-vous notre logiciel de paie ?
Non. L’outil transmet les jours validés et les frais à rembourser à la paie que vous gardez. Les échanges sont définis au cadrage.
Est-ce plus cher qu’un logiciel note de frais du marché ?
Cela dépend de votre effectif, de vos règles et de vos abonnements actuels. Le développement a un coût de départ, sans licence par salarié ensuite. L’audit fait la comparaison sur cinq ans.
Un premier échange pour voir si un audit est utile pour votre entreprise.
Fonctions liées
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